W tej polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisów Kinga Brzyzek, dlaczego ich potrzebujemy, komu możemy je przekazywać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Polityka obejmuje stronę kingabrzyzek.pl, działający w jej ramach sklep, część dotyczącą szkoleń oraz subdomenę kroscienko.kingabrzyzek.pl (dalej łącznie: „Serwis”).
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Kinga Brzyzek, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Firma Usługowa Kinga Brzyzek, ul. Długa 100, 34-400 Nowy Targ, NIP 7352861118 (dalej: „Administrator” lub „my”).
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem recepcja@kingabrzyzek.pl albo listownie na podany wyżej adres. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Zakres polityki
Polityka dotyczy danych przetwarzanych za pośrednictwem Serwisu, sklepu internetowego, konta klienta, formularzy, newslettera, systemów analitycznych i marketingowych, systemu rezerwacji online oraz kontaktu rozpoczętego przez Serwis.
Serwis i system rezerwacji online nie służą do zbierania informacji o zdrowiu, przyjmowanych lekach, przeciwwskazaniach ani stanie skóry. Takie informacje mogą być zbierane stacjonarnie, w formie papierowej, przed wykonaniem zabiegu. Zasady dotyczące tej dokumentacji są przedstawiane odrębnie w salonie, którego dotyczy wizyta.
Po otwarciu formularza rezerwacji Saloner, przejściu do operatora płatności Tpay, Przelewy24, serwisu społecznościowego albo strony przewoźnika dane są również przetwarzane zgodnie z zasadami właściwego dostawcy. Zakres odpowiedzialności i rola danego dostawcy zależą od rodzaju świadczonej usługi.
3. Cele, dane, podstawy i okresy przetwarzania
| Sytuacja i zakres danych | Cel i podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Kontakt przez formularz, e-mail lub telefon Imię i nazwisko lub nazwa, e-mail, opcjonalny numer telefonu, temat, treść wiadomości oraz dane techniczne związane z wysłaniem formularza. | Udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji. Jeżeli wiadomość zmierza do zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w pozostałych przypadkach — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do zakończenia sprawy, a następnie nie dłużej niż 90 dni, chyba że wiadomość stanie się częścią dokumentacji zamówienia, reklamacji albo sporu. |
| Prośba o telefon lub konsultację Numer telefonu, opcjonalne imię, adres i tytuł bieżącej podstrony oraz dane techniczne wysłania formularza. Nie zapisujemy historii wcześniej odwiedzonych podstron. | Oddzwonienie i omówienie zapytania — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt poprzedza zamówienie usługi, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w ramach obsługi dobrowolnie przesłanej prośby. | Do zakończenia kontaktu, a następnie nie dłużej niż 90 dni. |
| Rezerwacja online, historia wizyt i powiadomienia Saloner Dane podane w formularzu rezerwacji, w szczególności imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrany salon, usługa, pracownik, termin wizyty, status rezerwacji, historia wizyt oraz informacje o wysłanych potwierdzeniach, przypomnieniach, zmianach i anulowaniu wizyty. Przy płatności lub zadatku przetwarzane są również kwota, status i identyfikator transakcji; pełne dane instrumentu płatniczego są przekazywane bezpośrednio operatorowi płatności i nie są przez nas przechowywane. | Przyjęcie i obsługa rezerwacji, kontakt dotyczący wizyty, wysyłanie wiadomości SMS i e-mail, prowadzenie historii wizyt, obsługa zmian, anulowania, zadatku, płatności i zwrotu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zapewnienie ciągłości obsługi, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Obowiązki księgowe i podatkowe związane z płatnością — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. | Do zakończenia obsługi rezerwacji, a następnie przez okres niezbędny do prowadzenia historii wizyt, obsługi reklamacji i roszczeń, nie dłużej niż do upływu właściwego terminu ich przedawnienia. Dokumenty związane z płatnością przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi. Dane mogą zostać usunięte wcześniej, jeżeli nie są już potrzebne i nie istnieje inna podstawa ich dalszego przechowywania. |
| Opinie Ocena, imię, treść opinii, wskazany zabieg, opcjonalny e-mail, adres podstrony, adres IP i czas dodania. Publicznie wyświetlamy wyłącznie imię, ocenę, treść opinii oraz powiązanie z zabiegiem, jeżeli zostało wskazane. | Weryfikacja i publikacja opinii na podstawie zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; przeciwdziałanie nadużyciom i ochrona Serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Opublikowana opinia i imię — do cofnięcia zgody, uwzględnienia sprzeciwu albo zakończenia publikacji. E-mail, adres IP i pozostałe niepubliczne dane — maksymalnie 12 miesięcy, po czym są usuwane albo anonimizowane. |
| Newsletter i kupon promocyjny Imię, adres e-mail, treść i data zgody, potwierdzenie zapisu w mechanizmie double opt-in oraz dane techniczne potrzebne do wykazania zapisu lub wypisu. | Wysyłanie newslettera i informacji handlowych — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Przechowywanie dowodu zgody i wypisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do wypisania się, cofnięcia zgody lub zakończenia newslettera. Dowód zgody, jej zakres i informację o wypisie możemy przechowywać przez 3 lata od ostatniej czynności w celu wykazania prawidłowości komunikacji i obrony przed roszczeniami. |
| Konto klienta Imię, nazwisko, e-mail, bezpieczny skrót hasła, a w zależności od uzupełnienia profilu także numer telefonu, data urodzenia, adresy, zgody i historia zamówień. | Założenie i prowadzenie konta oraz udostępnianie jego funkcji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Bezpieczeństwo konta i przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Opcjonalny marketing — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Do usunięcia konta przez klienta lub zakończenia świadczenia usługi. Konta bez aktywności przez 3 lata podlegają przeglądowi i mogą zostać usunięte po uprzednim poinformowaniu klienta. Usunięcie konta nie powoduje usunięcia dokumentacji zamówień, którą musimy zachować na podstawie prawa. |
| Zamówienia, płatności, dostawa i reklamacje Dane kupującego i kontaktowe, adres dostawy, dane do faktury i NIP, zawartość koszyka, wartość i status zamówienia, wybrana metoda płatności i dostawy, korespondencja oraz dane dotyczące reklamacji lub zwrotu. | Zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; obowiązki podatkowe, księgowe i konsumenckie — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń i przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Przez czas realizacji zamówienia, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi — co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — oraz do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń. Okres może się wydłużyć, jeżeli przepis lub toczące się postępowanie tego wymaga. |
| Personalizacja vouchera Imię lub inne dane osoby obdarowanej oraz treść dedykacji przekazane przez kupującego. Dane te służą jedynie personalizacji; voucher nie jest przez nas wysyłany bezpośrednio do osoby obdarowanej. | Wykonanie umowy z kupującym — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Źródłem danych osoby obdarowanej jest kupujący. Kupujący powinien przekazać tylko dane, do których podania jest uprawniony. | Przez czas realizacji zamówienia, a następnie razem z dokumentacją zamówienia, jeżeli jest to potrzebne do obsługi reklamacji lub obrony roszczeń. Zbędne treści personalizacji usuwamy wcześniej, gdy nie są już potrzebne. |
| Rekrutacja Dane wskazane w przepisach prawa pracy oraz inne dane dobrowolnie przesłane w CV lub wiadomości. Zgłoszenia są przesyłane pocztą elektroniczną. | Przeprowadzenie aktualnej rekrutacji — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy; dane dodatkowe — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zabezpieczenie przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przyszłe rekrutacje wymagają osobnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Dokumentację konkretnej rekrutacji przechowujemy nie dłużej niż 3 lata od jej zakończenia, wyłącznie w zakresie potrzebnym do obrony przed roszczeniami. W przypadku osobnej zgody na przyszłe rekrutacje — maksymalnie 12 miesięcy lub do wcześniejszego cofnięcia zgody. |
| Bezpieczeństwo, logi i dowody zgód Adres IP, data i czas, żądany adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikator użytkownika cookies, wybrane ustawienia zgód, adres bieżącej strony i odsyłającej oraz informacje o działaniach administracyjnych. | Zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie błędów i nadużyć, administrowanie Serwisem oraz wykazanie otrzymanych zgód — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie obowiązku rozliczalności również art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO. | Logi techniczne — maksymalnie 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny dłużej do wyjaśnienia incydentu. Dowody zgód — maksymalnie 3 lata od ich ostatniej aktualizacji lub wycofania. Logi administracyjne — przez okres niezbędny do kontroli bezpieczeństwa i rozliczalności działań. |
| Analityka i reklama Identyfikatory internetowe i cookies, adres IP, dane urządzenia i przeglądarki, przybliżona lokalizacja, źródło wizyty, odwiedzone podstrony i wykonane działania. | Pomiar korzystania z Serwisu, poprawa jego użyteczności oraz mierzenie i dopasowywanie reklam — wyłącznie po odpowiedniej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. | Do cofnięcia zgody, a następnie zgodnie z czasem życia danego identyfikatora wskazanym w panelu ustawień cookies. Wycofanie zgody blokuje dalsze uruchamianie narzędzi i usuwa możliwe do usunięcia cookies pierwszej domeny. |
Podanie danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi wybranego żądania, utworzenia konta, realizacji zamówienia, dokonania rezerwacji albo udziału w rekrutacji. Bez nich możemy nie być w stanie wykonać danej czynności. Zgody na newsletter, analitykę i marketing są dobrowolne i można je wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
Kopie zapasowe
Dane mogą przez ograniczony czas pozostawać w rotacyjnych kopiach zapasowych dhosting.pl. Dla plików strony i baz danych jest to co do zasady 7 ostatnich kopii dziennych. Okres kopii poczty zależy od używanego planu dhosting.pl i może wynosić do 180 dni w usłudze Poczty Biznesowej. Kopie służą wyłącznie odtworzeniu systemu po awarii; nie wykorzystujemy ich do bieżącej pracy, a starsze kopie są nadpisywane zgodnie z cyklem dostawcy. Dane przechowywane w systemach zewnętrznych podlegają również zasadom tworzenia i rotacji kopii określonym w umowach z tymi dostawcami.
4. Odbiorcy danych i dostawcy usług
Dane mogą otrzymać, wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań:
- dhosting.pl Sp. z o.o. — hosting, bazy danych, kopie zapasowe i poczta;
- Saloner sp. z o.o., ul. Feliksa Nowowiejskiego 9/302, 10-162 Olsztyn, KRS 0000566921, NIP 5223034240 — system rezerwacji, terminarz, historia wizyt, powiadomienia SMS i e-mail oraz obsługa zadatków, płatności i zwrotów; w zakresie danych przetwarzanych na nasze polecenie Saloner działa jako podmiot przetwarzający, a w zakresie własnych obowiązków, konta użytkownika lub funkcji portalu może działać jako odrębny administrator;
- Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) — operator płatności dla zadatków i płatności realizowanych w systemie Saloner, działający jako odrębny administrator w zakresie usługi płatniczej;
- Booksy International Sp. z o.o. — wcześniej używany system rezerwacji; nie przekazujemy do niego danych nowych rezerwacji, ale ograniczony dostęp do danych historycznych może być przejściowo utrzymany w celu eksportu danych, obsługi wcześniejszych rezerwacji, reklamacji i roszczeń do czasu zakończenia retencji i usunięcia danych;
- PayPro S.A. (Przelewy24) — obsługa płatności w sklepie internetowym jako odrębny administrator w zakresie usługi płatniczej;
- InPost Sp. z o.o. i DHL eCommerce (Poland) Sp. z o.o. albo inny przewoźnik wybrany podczas zamówienia — realizacja dostawy;
- Google Ireland Limited — Google Tag Manager, Google Analytics i Google Ads, stosownie do udzielonej zgody;
- Meta Platforms Ireland Limited — Meta Pixel oraz serwisy Facebook i Instagram, stosownie do udzielonej zgody lub aktywności w serwisie społecznościowym;
- Hotjar Ltd. — analiza użyteczności Serwisu po zgodzie analitycznej;
- Cloudflare, Inc. i podmioty z jego grupy — ochrona formularzy przez Turnstile oraz usługi bezpieczeństwa i dostarczania treści;
- dostawcy obsługi technicznej, telekomunikacyjnej, księgowej, prawnej i administracyjnej, zobowiązani do poufności;
- organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Dostawca może działać jako podmiot przetwarzający dane na nasze polecenie albo jako odrębny administrator, jeżeli sam określa cele i sposoby przetwarzania, w szczególności przy płatności, dostawie, rezerwacji lub korzystaniu z serwisu społecznościowego.
Rezerwacje Saloner
Formularz rezerwacji Saloner jest osadzony w Serwisie w ramce iframe i ładuje się dopiero po kliknięciu przycisku rezerwacji. W chwili otwarcia formularza przeglądarka nawiązuje połączenie z domeną saloner.pl i przekazuje dane techniczne niezbędne do zestawienia połączenia, takie jak adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, czas żądania oraz adres strony odsyłającej, jeżeli jest przekazywany przez przeglądarkę.
Dane wpisane w formularzu są przekazywane bezpośrednio do Salonera i udostępniane nam w zakresie potrzebnym do obsługi wizyty. Saloner umożliwia także prowadzenie historii wizyt, wysyłanie potwierdzeń i przypomnień SMS lub e-mail oraz obsługę zmian i anulowania rezerwacji. Jeżeli wymagana jest płatność lub zadatek, dane dotyczące transakcji są przekazywane również operatorowi Tpay. Nie otrzymujemy pełnych danych karty ani danych logowania do banku.
Zasady działania platformy są dostępne w regulaminie Salonera, a informacje o przetwarzaniu danych i cookies — w polityce prywatności Salonera.
Dane historyczne Booksy
Booksy nie jest już używane do przyjmowania nowych rezerwacji. Dane zapisane w tym systemie przed migracją mogą być jeszcze czasowo dostępne wyłącznie w celu uporządkowania i eksportu dokumentacji, obsługi wcześniejszych wizyt, reklamacji i roszczeń oraz wykonania obowiązków prawnych. Dostęp powinien być ograniczony do upoważnionych osób. Po ustaleniu, które dane muszą zostać zachowane poza Booksy i przez jaki okres, pozostałe dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, a konto zamknięte zgodnie z procedurą dostawcy. Danych historycznych Booksy nie wykorzystujemy do przyjmowania nowych rezerwacji.
Profile społecznościowe
Prowadzimy profile w serwisach społecznościowych. Gdy użytkownik obserwuje profil, reaguje na treść albo wysyła wiadomość, przetwarzamy udostępnione dane w celu prowadzenia profilu i komunikacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Operator platformy przetwarza dane również na własnych zasadach. W zakresie zagregowanych statystyk profilu możemy działać z operatorem jako współadministrator.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Podstawowa infrastruktura dhosting.pl, Saloner, Tpay oraz polscy dostawcy płatności i dostaw działają w EOG. W związku z używaniem usług Google, Meta, Hotjar i Cloudflare dane mogą być dostępne także poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, albo mogą mieć do nich dostęp podwykonawcy z innych państw. Dostawcy mogą korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających na zasadach określonych w zawartych umowach i własnej dokumentacji prywatności.
W zależności od dostawcy i miejsca przetwarzania przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym programu EU–US Data Privacy Framework w odniesieniu do podmiotów posiadających aktualną certyfikację, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i, gdy jest to potrzebne, dodatkowych zabezpieczeń. Informacje o aktualnych mechanizmach znajdują się w politykach prywatności właściwych dostawców.
6. Cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje cookies oraz pamięć przeglądarki. Cookies niezbędne umożliwiają działanie sesji, koszyka, logowania, zabezpieczeń oraz zapisanie wybranych ustawień prywatności. Nie wymagają zgody, ponieważ są konieczne do działania żądanej funkcji albo zapewnienia bezpieczeństwa.
Przed dokonaniem wyboru Serwis może utworzyć losowy identyfikator cookie_user_id służący do powiązania i wykazania decyzji dotyczącej cookies. Identyfikator jest ważny maksymalnie 365 dni. Cookie cookie_consents zapisuje wybrane kategorie zgód.
Stosujemy następujące kategorie:
- Niezbędne — sesja, koszyk, logowanie, bezpieczeństwo, ochrona formularzy i zapis decyzji o cookies.
- Analityczne — Google Analytics i Hotjar; pomagają mierzyć ruch i poprawiać użyteczność.
- Marketingowe — Google Ads i Meta Pixel; służą pomiarowi reklam, konwersji i remarketingowi.
Osadzony formularz Saloner. Ramka rezerwacyjna nie jest pobierana automatycznie przy zwykłym wejściu na stronę. Po kliknięciu przycisku rezerwacji użytkownik żąda otwarcia zewnętrznego formularza, a przeglądarka łączy się z domeną saloner.pl. Saloner może w swoim formularzu korzystać z cookies lub pamięci przeglądarki potrzebnych do działania rezerwacji, bezpieczeństwa, logowania lub płatności, a także — zgodnie z własnym mechanizmem zgód — z innych technologii opisanych w polityce prywatności Salonera. Ustawieniami dotyczącymi technologii używanych wewnątrz formularza zarządza Saloner.
Google Tag Manager jest narzędziem służącym do zarządzania tagami. Serwis nie ładuje kontenera GTM ani narzędzi analitycznych lub marketingowych przed udzieleniem zgody na co najmniej jedną odpowiednią kategorię. W zależności od wyboru uruchamiane są wyłącznie narzędzia przypisane do zaakceptowanej kategorii.
Zgodę można w dowolnej chwili zmienić lub wycofać, wybierając ikonę ustawień cookies widoczną na stronie. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania. Można również usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki, co może jednak ograniczyć działanie niektórych funkcji Serwisu.
Aktualna lista nazw, dostawców, celów i czasów życia poszczególnych cookies jest dostępna w zakładce „Lista Cookies” w panelu ustawień prywatności. Podstawą korzystania z cookies analitycznych i marketingowych jest zgoda udzielona zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
- bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądanie można przesłać na recepcja@kingabrzyzek.pl albo listownie. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będziemy żądać danych nadmiarowych. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca.
Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
8. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, zabezpieczenia formularzy, rejestrowanie działań administracyjnych oraz aktualizacje oprogramowania. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków. Dostęp do systemów rezerwacji i danych historycznych powinien być nadawany imiennie, ograniczany do niezbędnego zakresu i odbierany osobom, które nie potrzebują go już do pracy.
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Narzędzia reklamowe mogą po zgodzie tworzyć grupy odbiorców i dopasowywać reklamy, ale nie służą do podejmowania takich decyzji przez Administratora.
9. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany funkcji Serwisu, dostawców albo prawa. Na stronie wskazujemy numer wersji, datę obowiązywania i datę ostatniej aktualizacji. Istotne zmiany dotyczące celów przetwarzania lub narzędzi wymagających zgody mogą spowodować ponowne wyświetlenie panelu wyboru cookies.
